¿De que se trata?
Construyendo un Segundo Cerebro (Building a Second Brain, 2022) del experto en productividad Tiago Forte ofrece soluciones simples, efectivas y viables para uno de los mayores desafíos que enfrentamos hoy: la sobrecarga de información. Usando cuatro principios organizacionales clave, Forte muestra cómo puedes aprovechar las herramientas digitales para crear un sistema de almacenamiento de conocimiento tan intuitivo y eficiente como un segundo cerebro.
Sobre el Autor
Tiago Forte fundó ForteLabs y es experto en productividad y gestión del conocimiento personal. Ha sido consultor de empresas como Toyota, Nestlé y el Banco Interamericano de Desarrollo y enseñó habilidades de productividad a una comunidad de más de 25,000 estudiantes en línea.
Duplica tu poder mental.
Con qué frecuencia te sucede algo como esto: tienes una idea brillante en tu viaje hacia el trabajo, pero cuando llegas a la oficina se ha desvanecido. O acabas de leer sobre un nuevo estudio que es totalmente relevante para la reunión en la que te encuentras, pero no puedes recordar de qué se trataba.
Si eres como la mayoría de las personas, cosas así te suceden todo el tiempo. Vivimos en una era de sobrecarga de información. Según el New York Times, la persona promedio procesa el equivalente a 34 gigabytes de información todos los días. Eso es simplemente demasiado para que un cerebro lo maneje.
Afortunadamente, la tecnología nos ofrece las herramientas para archivar, recordar y recombinar información de manera tan eficiente e intuitiva como lo haría un segundo cerebro. En este resumen, aprenderás a construir un segundo cerebro digital. En el proceso, liberarás tu cerebro real para el pensamiento profundo y la creatividad. Y nunca más olvidarás información importante. ¿Suena bien? Empecemos.
La construcción de un segundo cerebro comienza con la captura efectiva de información.
Conoce a John y Amelia. Ambos son trabajadores del conocimiento. John tiene un segundo cerebro; Amelia no.
Un día típico para Amelia se parece a esto:
Amelia se despierta y su mente está inundada de pensamientos dispersos, pero antes de que pueda seguirlos, se distrae con las notificaciones de su correo electrónico. Pasa la mañana apagando incendios en su bandeja de entrada. No hay tiempo para ordenar sus pensamientos antes de una reunión por la tarde. Peor aún, se pasa la mitad de la reunión revisando archivos tratando de encontrar los números que necesita, y pierde el hilo de la discusión por completo. Después del trabajo, agotada, se toma un poco de tiempo para trabajar en el proyecto que le apasiona, pero se desanima rápidamente: no puede recordar dónde lo dejó la última vez y no tiene idea de qué priorizar ahora. Se acuesta y el ciclo se repite al día siguiente.
El día típico de John se ve un poco diferente.
John también se despierta con pensamientos dispersos, pero rápidamente escribe ideas prometedoras en su aplicación de notas. En su camino al trabajo, reflexiona sobre las ideas con más detalle, haciendo una nota de voz de audio de los posibles desafíos y soluciones. Cuando llega su reunión de la tarde, tiene la agenda lista para comenzar, así como información adicional que cree que podría ser pertinente para la discusión. ¿Y esa idea que anotó esta mañana? Ya está lo suficientemente refinada como para presentarla a la junta. Esa noche, con tiempo para dedicarlo al proyecto que le apasiona, sabe exactamente por dónde empezar a trabajar.
John no es más inteligente ni más capaz que Amelia. Simplemente tiene un segundo cerebro.
Entonces, ¿cómo construyes un segundo cerebro que funcione tan bien como el de John? Es fácil… una vez que descifras el código. Ese es el código como en C-O-D-E. Cada letra representa uno de los cuatro pasos para construir un segundo cerebro: capturar, organizar, destilar y expresar. Esta sección, y las tres siguientes, desglosarán cada uno de esos pasos. Y cada sección terminará con una tarea de crédito adicional, diseñada para ayudarte a desarrollar tu segundo cerebro.
Comencemos con ese primer paso. Captura.
Estamos rodeados de entradas de información, tanto externas, como citas, imágenes, artículos, notas de reuniones, como internas, como recuerdos, reflexiones e ideas. Aprovecha esos insumos. Cuando encuentres una pieza de información que desees recordar, debes capturarla; puede ser como tomar una captura de pantalla, marcar un artículo o incluso grabar una nota de voz rápida. ¡Simple!
Ahora, podrías estar pensando: “Espera, ya hago esto. ¡Y definitivamente no siento que tenga un segundo cerebro!” Bueno, probablemente estés cometiendo dos errores.
Primero, estás capturando las cosas equivocadas. A menudo, capturamos cosas porque pensamos que deberíamos hacerlo, incluso cuando no sentimos ninguna conexión con ellas. Terminamos con demasiada información que no significa mucho para nosotros. Intenta capturar solo información que despierte algo dentro de ti. Puede ser útil pensar en las piezas de información que desea capturar como activos de conocimiento. Son más que un hecho o una observación. Son soluciones, ahorradores de tiempo, chispas de inspiración, cambiadores de perspectiva.
En segundo lugar, no estás centralizando el conocimiento que capturas. Hay todo tipo de herramientas digitales que te permiten capturar activos de conocimiento. Puede resaltar libros electrónicos, dar me gusta y marcar en las redes sociales, extraer clips de audio de podcasts… y la lista continúa. Pero estas herramientas no son toda la historia. Piensa en todo lo que capturas con estas herramientas como terminaciones nerviosas. Todos deberían conducir de nuevo a un sistema nervioso central: tu segundo cerebro. Cualquier aplicación estándar de notas digitales debería funcionar. Configura todos tus modos de captura para exportar y actualiza automáticamente todo lo que guardes en ese espacio digital central.
¿Todavía te sientes abrumado por toda la información que estás capturando? Sigue el ejemplo del físico ganador del Premio Nobel Richard Feynman, quien tenía una reputación de pensador innovador y original. Feynman escribió una lista de alrededor de una docena de preguntas centrales que quería responder en su investigación. Cada vez que se encontraba con una nueva información, la contrastaba con estas preguntas centrales. ¡Usando este método, a menudo encontró soluciones en los lugares más inesperados! Mantener una lista de preguntas centrales te ayudará a enfocar tus capturas, incluso mientras construyes una biblioteca ecléctica de activos de conocimiento.
¿Listo para empezar a capturarte a ti mismo? Aquí está tu asignación de crédito extra:
Todo lo que captures debe sentirse potente y urgente. Tiago Forte, creador del sistema CODE, captura en promedio solo dos activos por día. Entonces, piensa en tus últimas 24 horas. ¿Cuáles son sus dos aprendizajes clave? ¡Captúralos!
Crea un espacio digital diseñado para optimizar la productividad.
¿Alguna vez has oído hablar del efecto catedral? Básicamente, el espacio en el que te encuentras afecta tu forma de pensar. Es más probable que tengas pensamientos elevados sobre el propósito de tu vida cuando está en una catedral con arcos góticos, techos abovedados y pisos de mármol que en la sala de espera de un dentista. Y es más probable que encuentres el enfoque en un estudio sobrio y escasamente amueblado que en una habitación llena de desorden.
Este mismo efecto se aplica cuando se trata del espacio digital. Piense en los activos de conocimiento que ha capturado como los componentes básicos de tu segundo cerebro. Con el siguiente paso, Organizar, es hora de comenzar a convertirlos en una catedral, que inspirará un pensamiento asombroso.
Si capturas sin organizar, todos tus valiosos activos de conocimiento comienzan a sentirse menos inspiradores y más abrumadores. Te enfrentas a una sobrecarga de información aún mayor. ¡Y esta vez el responsable de esa sobrecarga eres tú!
Entonces, debes ser un constructor de catedrales y organizar esos activos. Tu primer instinto podría ser organizar por categoría de tema. Ignora ese instinto. Tu segundo cerebro no debería sentirse como una biblioteca sino como una cocina. ¿Confundido? Pues imagínate si organizaras tu cocina por comida. No funcionaría. Las cocinas están organizadas por proceso y resultado: ollas en el armario sobre la estufa, un estante para platos al lado del fregadero, etc. Para hacer que tu segundo cerebro esté orientado a los resultados, organiza tus activos de conocimiento en orden de accionabilidad.
¿Listo para otro acrónimo? PARA significa Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos. Estos son los cuatro dominios de tu segundo cerebro. Cada dominio puede contener tantas o tan pocas carpetas dedicadas como desees.
Los proyectos son objetivos a corto plazo, generalmente con una fecha límite, que usted estás trabajando activamente para terminarlos. Un proyecto de trabajo podría ser el diseño de un nuevo sitio web. Un proyecto personal podría ser planificar unas vacaciones.
Las áreas son compromisos continuos. Tus finanzas personales, por ejemplo, son un área, no un proyecto. No tienen fecha de entrega. Son dinámicos y necesitan una supervisión constante.
El área que llamamos Recursos es un espacio reservado para los temas que te interesa explorar pero que aún no has traducido en proyectos o áreas. Tus pasatiempos y sueños más extraños y salvajes pueden encontrar un hogar aquí, desde la apicultura hasta la astrofísica.
Finalmente, tus Archivos son para proyectos terminados, áreas que ya no son relevantes e intereses que no te interesan en este momento. El hecho de que no sean relevantes de inmediato no significa que debas deshacerte de ellos de tu segundo cerebro, pero debe moverlos a un almacenamiento en frío, por así decirlo, para que no se interpongan en el camino de los activos de conocimiento más procesables.
De estas categorías, los Proyectos son los más accionables; Archivos lo menos. Cada activo de conocimiento que captures debe asignarse a una de estas cuatro áreas. De esa manera, se colocan en orden de acción inmediata. Pero no te emociones demasiado, es mejor no organizarse tan pronto como lo captures. Espere hasta que tenga un lote de activos para ordenar, luego organízalos. Esto te brinda la distancia para observar cada activo de forma analítica y como parte de un contexto de información más amplio.
¿Listo para un de crédito extra?
Tu misión es despejar tu espacio de trabajo digital. Archivar todo. En serio. Tener que clasificar una montaña de archivos antiguos es el mayor impedimento para construir un segundo cerebro efectivo. Una vez que tengas un espacio limpio y fresco, haz un balance mental. ¿Qué proyectos tienes en marcha ahora mismo? Piense en dos o tres, luego asígnales carpetas. Estás listo para comenzar a construir tu catedral digital.
Toma lo que necesites, olvídate del resto.
Te despiertas en medio de la noche. Has tenido una idea increíble que te cambiará la vida. Lo anotas y luego te vuelves a dormir. Cuando te despiertas por la mañana y lees la nota junto a tu cama, piensas: ¿eh? ¿Pepinos alienígenas?
Deja que transcurra suficiente tiempo entre la presentación de una nota y su reencuentro y, sin importar cuánto resonó en ti en ese momento, seis meses después tiene tanto sentido como los pepinos alienígenas.
¿Cómo puedes evitar este problema? Bueno, no solo deseas guardar el conocimiento, sino guardar el conocimiento de una manera que sea accesible y relevante la próxima vez que lo encuentres. La ironía es que cuanto mejor capturas y organizas, menos detectable se vuelve toda tu información.
Hay un viejo proverbio chino que dice algo así: si quieres obtener conocimiento, agrega algo todos los días. Si quieres alcanzar sabiduría, resta algo todos los días.
El siguiente paso en el sistema CODE, Destilar, se trata de restar. Trabajando en capas, identifica, extrae y destila información clave. Cuantas más capas, más potentemente destilados pueden llegar a ser tus activos de conocimiento.
Así es como se verían cuatro capas de destilación en acción.
- Primero, guardas un artículo que despierta tu interés.
- En segundo lugar, lo lees y resalta los pasajes clave.
- Tercero, pones en negrita las ideas y frases clave dentro de esos pasajes.
- Cuarto, escribe un resumen ejecutivo de esas ideas clave, no más de unas pocas oraciones.
Recuerda, cuando estés destilando, no necesitas resumir el artículo completo, solo las partes que despertaron tu interés y son relevantes para tus objetivos. Y asegúrate de que la información más destilada sea también la más fácil de descubrir. Por ejemplo, tu resumen ejecutivo debe ser lo primero que veas cuando regreses a un activo de conocimiento, lo que le facilitará volver a familiarizarte con los puntos más importantes de cualquier activo.
La destilación lleva tiempo. Pero te prometo que te ahorra mucho más tiempo del que ocupa. La próxima vez que interactúes con tu conocimiento capturado, no tendrás que revisar todo para recordar por qué es relevante. Y puedes elegir el nivel en el que participas: hojea el resumen, actualiza las ideas clave que has resaltado o revisa el contenido nuevamente.
Si necesitas más estímulo para comenzar a destilar, inspírate en el premiado documentalista Ken Burns. Sus documentales sobre temas como el jazz o la Guerra Civil Americana son clases magistrales de destilación. Burns se basa en gran medida en imágenes encontradas y de archivo: según sus cálculos, por cada 50 horas de imágenes que captura, solo una hora aparece en el corte final.
¿Listo para intentar destilar por ti mismo? Reserva treinta minutos, toma tu bebida preferida y siéntate con un artículo que has querido leer. Luego, repasa las capas de destilación: lee el texto, resalte los pasajes clave, las ideas críticas en negrita y crea un resumen ejecutivo.
No solo almacenes conocimiento, ¡utilízalo!
Hemos llegado al último paso en el sistema CODE: Expresa. Este paso es bastante autoexplicativo. Has construido un segundo cerebro funcional. Recopilaste información, la organizaste y la destilaste en conclusiones clave. Ahora es el momento de poner en práctica ese conocimiento: crear nuevos entregables en el trabajo, llevar a cabo proyectos personales, poner en marcha actividades secundarias e innovar nuevas soluciones para problemas persistentes.
Bueno, ¿qué estás esperando? ¡Vete! ¡Que te diviertas!
No te preocupes, aún no hemos terminado. Para muchas personas, este paso final es el más desalentador. Entonces, aquí hay un truco final para ayudarte a asegurar de usar todo el conocimiento que has capturado, organizado y destilado.
Haz que tus proyectos despeguen utilizando paquetes intermedios. ¿Qué son los paquetes intermedios? Son pequeños fragmentos procesables de un proceso más grande.
Piense en Lego: cuantas más piezas tengas, más construcciones intrincadas e impresionantes podrás crear. De la misma manera, podrá llevar a cabo proyectos asombrosamente grandes y complejos si los divides en pasos discretos y alcanzables.
De hecho, muchas profesiones ya hacen esto: los desarrolladores de software trabajan en módulos y los productores de televisión desarrollan pilotos antes de crear temporadas completas de televisión.
Abordar un paquete intermedio es, por supuesto, más factible y a prueba de interrupciones que tratar de abordar un proyecto completo a la vez. Pero hay otra ventaja. Los paquetes intermedios te permiten solicitar comentarios temprano y con frecuencia, de esa manera, si necesitas cambiar de rumbo, puedes hacerlo con un mínimo de trabajo perdido.
¿Aun mejor? Una vez que creas un paquete intermedio, una agenda de reunión o una declaración de misión, puedes usarlo una y otra vez, reutilizándolo y modificándolo para adaptarlo a tus proyectos actuales. De hecho, si has estado usando tu segundo cerebro por un tiempo, probablemente ya tenga docenas de paquetes intermedios prediseñados.
La función de etiquetado y la barra de búsqueda son tus amigos cuando se trata de resurgir paquetes intermedios. Deberá sentar las bases aquí etiquetando los activos de información y conocimiento que captures con una muestra representativa de palabras clave relevantes. Confía en mí, te lo agradecerás más tarde.
Supongamos que necesitas escribir una sección de preguntas frecuentes para el sitio web de tu empresa. Afortunadamente, has etiquetado todo lo que aparece con frecuencia como «Preguntas frecuentes». Busca la etiqueta y, voilà, tus preguntas frecuentes están básicamente escritas para ti. Si observas nuevas preguntas frecuentes, etiquétalas a medida que surjan. Cuando sea el momento de actualizar, busca la etiqueta nuevamente e incorpora cualquier información nueva. Es realmente así de simple.
Pero, ¿cuál es el mejor incentivo para expresar? Está muy bien resumido por el filósofo del siglo XVIII Giambattista Vico: verum ipsum factum. Eso es latín para: solo sabemos lo que hacemos. En otras palabras, no podemos entender realmente algo hasta que nos ensuciamos las manos. Cuando utilizas el conocimiento y las ideas que has reunido para crear algo nuevo, es cuando realmente puedes considerarte un experto.
Una última tarea antes de irte. Prueba y completa un proyecto. No necesita ser perfecto, solo necesita hacerse. Y si no terminas las cosas en serie, prueba esta regla general: solo comienza un proyecto que esté terminado en un 80 por ciento; cuando las bases ya están sentadas, es mucho más probable que termines las cosas.
Resumen final
Puede cambiar tu relación con la información cuando creas un segundo cerebro digital que te permite almacenar y clasificar información de manera intuitiva. Usando el sistema CODE, puedes capturar, organizar, destilar y expresar conocimiento. Una vez que tengas este hábito, nunca más te olvidará de información o ideas importante.
